7 Tipps zu Betriebsausgaben für Freie Redner
Maik Dowidat zum Thema Betriebsausgaben
Vorweg ein paar Worte zur Einleitung. Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind §4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EstG). Diese betriebliche Veranlassung ist der Dreh- und Angelpunkt damit Ausgaben auch steuerlich anerkannt werden können vom Finanzamt. Somit grenzen sich die Kosten der privaten Lebensführung klar ab, weil sie nicht durch den Betrieb (sprich: Eure freiberufliche Tätigkeit als Freie Rednerin und Freier Redner) veranlasst sind.
Auf Deutsch gesagt bedeutet das: alle Ausgaben, die Dir durch Deinen Beruf als Freier Redner und Freie Rednerin entstehen, können steuerlich anerkannt werden. Wichtig hierbei ist immer die Angemessenheit der Ausgaben.
Welche Arten der Betriebsausgaben gibt es?
7 Kosten, die du als Freie*r Redner*in absetzen kannst
Als Selbstständige*r trägst du Verantwortung für deine Finanzen – gleichzeitig kannst du viele Ausgaben steuerlich geltend machen. Die folgenden 7 Punkte geben dir einen Überblick, welche Kosten typischerweise anfallen und wie sie einzuordnen sind.
Die Person meldest du bei der Krankenkasse an; neben dem Gehalt fallen dann noch Abgaben an die Krankenkasse an. Wenn der Job also begründbar ist und deine Umsätze solche Kosten zulassen, kannst du jemanden anstellen.
Beispiel: Du stellst deine Partnerin auf 450 €-Basis an. Für jeden gezahlten Euro werden knappe 31 % an Abgaben für die Krankenkasse fällig. Aber: Du kannst sowohl Gehalt als auch Abgaben als Betriebsausgabe absetzen und deine Partnerin verdient das Geld bereits versteuert – brutto für netto.
In deiner Wohnung oder deinem Haus (gemietet oder gekauft) kannst du – sofern du einen Raum dafür erübrigen kannst – den Aufwand bis zu 1.250 € absetzen. Du ermittelst dazu die Kosten deiner kompletten Wohnung/deines Hauses und bildest anhand der Quadratmeter ein prozentuales Verhältnis zum Arbeitszimmer. Dieses Verhältnis multiplizierst du mit den Gesamtkosten – bis maximal 1.250 €.
Die Einrichtung deines Arbeitszimmers ist jedoch immer vollumfänglich absetzbar. Solltest du den Luxus eines eigenen Arbeitszimmers nicht haben, kannst du in jedem Fall die Einrichtung für ein Büro geltend machen.
Alternativ kannst du den Aufwand für ein angemietetes Büro oder einen Co-Working-Space in voller Höhe absetzen. Achte hier auf die Angemessenheit der Aufwendungen im Verhältnis zu deinen Erlösen.
Beispiele (Kosten der Wohnung): Abschreibung oder Miete, Zinsen für das Darlehen (beim Kauf), alle Nebenkosten aus deiner Nebenkostenabrechnung, Allgemeinstrom. Direkte Kosten für das Arbeitszimmer sind z.B. Schreibtisch, Stuhl, Lampe, Bürobedarf und Deko, die dir das Arbeiten erleichtert.
Dazu gehören zum Beispiel eine Betriebshaftpflichtversicherung oder andere spezielle betriebliche Policen.
Achtung: Die Kfz-Versicherung deines Autos läuft – sofern das Auto betrieblich genutzt wird – typischerweise über den Bereich Fahrzeugkosten und wird dort mit erfasst.
Mitgliedsbeiträge zu einem Berufsverband oder der Agentur kannst du in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen.
Damit gehören sie ganz regulär zu deinen laufenden Kosten, die deinen steuerpflichtigen Gewinn mindern.
Deine Werbung – in welcher Form auch immer – ist absetzbar: Homepage, Visitenkarten, Flyer, Messezelt, Werbekugelschreiber, Social-Media-Ads (z.B. Google Ads, Facebook & Co.) und vieles mehr. Alles, was du zur Bewerbung deiner Tätigkeit als Freie*r Redner*in einsetzt, ist in der Regel absetzbar.
Reisekosten zu Terminen (Gespräche, Trauungen, Trauerfeiern, Kinderwillkommensfeste usw.) kannst du ebenso geltend machen – egal ob du mit ÖPNV, Bahn, eigenem Auto oder Mietwagen unterwegs bist.
Bei hauptberuflichen Redner*innen kann ein eigenes Auto (geleast oder gekauft) voll abgesetzt werden. Führst du deine Tätigkeit nebenberuflich aus, kann es sinnvoller sein, jeden gefahrenen Kilometer mit 0,30 € zu berechnen und abzusetzen.
Neben den laufenden Kfz-Betriebskosten sind bei vollem Ansatz natürlich auch Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung absetzbar – ebenso die Pflege deines Autos.
Schaffst du Gegenstände an, die teurer sind als 250 € netto, werden diese über die Abschreibung geltend gemacht.
Zwischen 250 € und 800 € netto (ohne Umsatzsteuer) kannst du die Anschaffung in voller Höhe im Jahr der Anschaffung absetzen. Bei darüber hinausgehenden Anschaffungen wird der Betrag über mehrere Jahre verteilt.
Dieses Thema ist recht komplex und kann hier nur angerissen werden. Lass dich dazu am besten von einer Steuerberatung begleiten, damit alles korrekt und optimal für dich läuft.
Dazu zählen zum Beispiel: Porto, Telefon (Festnetz und Mobil), Bürobedarf, Geschenke (bis 35 € brutto), Bewirtungskosten, Zeitschriften und Bücher (Fachliteratur), Buchführungskosten, Abschluss- und Prüfungskosten, Abfallbeseitigung, Nebenkosten des Geldverkehrs und vieles mehr.
Unter „Sonstiges“ fällt alles nicht direkt Genannte, das betrieblich veranlasst ist – z.B. der Eintritt zu einer Messe.
Das Beispiel der Tasse Kaffee zu Hause zum Gespräch zeigt: Du darfst den Rahmen deiner Gespräche gerne nett gestalten. Lass deiner Fantasie freien Lauf, behalte aber immer die Angemessenheit der Aufwendungen im Blick.
Wenn du diese sieben Kostenarten im Blick hast, wird aus dem „Steuerdschungel“ Schritt für Schritt ein System, das für dich arbeitet. Du musst keine Zahlenliebhaberin sein, um deine Finanzen gut zu führen – aber du solltest wissen, welche Ausgaben du bewusst als Investition in deine Tätigkeit als Freier Redner*in sehen darfst.
Mach dir klar: Jede Fortbildung, jedes gute Arbeitszimmer, jede Fahrt zum Gespräch, jedes Messebanner zahlt am Ende darauf ein, dass du Menschen in ihren wichtigsten Momenten professionell begleiten kannst. Genau darum lohnt es sich, hier sauber zu arbeiten und dir gegebenenfalls Unterstützung (z.B. von einem Steuerbüro) zu holen. So kannst du dich mit gutem Gefühl wieder auf das konzentrieren, was du am besten kannst: berührende Zeremonien gestalten, statt dir Sorgen um verpasste Möglichkeiten bei deinen Betriebsausgaben zu machen.
